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浅谈企业外包中的风险管理

2012-8-13 14:44:27 民航文化传播网 通讯员:郑伟 阅读:

  【摘要】随着全球竞争环境的改变及供应链管理作用的日益突出,业务外包正在迅速崛起,成为企业获得竞争优势的重要手段。业务外包是企业降低成本、提高核心竞争力的重要举措。但外包也有劣势,实施业务外包要受到多种因素的制约,因此要加强对外包方式与途径的管理。本文通过介绍业务外包的内涵及分类,分析业务外包的影响因素及原因,探究业务外包风险,从而提出业务外包风险管理对策。

  一、业务外包的内涵及分类

  业务外包是指企业根据发展需要集中资源于核心业务,把非核心业务转移给外部专业化组织,从而提升核心竞争力的一种管理模式。其实质是企业重新定位,重置企业的各种资源,将资源集中于最能反映企业相对优势的领域,构筑自己的竞争优势,获得使企业持续发展的能力。美国学者普拉哈拉德和哈默尔在其《企业核心能力》一文中正式提出业务外包的概念。20世纪90年代以来,为了应对日趋激烈的市场竞争,越来越多的企业开始放弃传统的纵向一体化战略,转而借助于业务外包,将原来在企业内部的非核心业务外包给外部的专业化厂商,而专注于自己更擅长的业务。业务外包正成为世界商业发展的趋势,外包策略也正在成为企业降低成本应对竞争的经营手段和提高核心竞争力、巩固竞争优势的战略举措。通过实施业务外包,企业不仅可以降低经营成本,集中资源发挥自己的核心优势,更好地满足客户需求,增强市场竞争力,而且可以充分利用外部资源,弥补自身能力的不足,同时,业务外包还能使企业保持管理与业务的灵活性和多样性。

  根据不同的标准,可以将业务外包划分为不同种类。首先,根据业务活动的完整性可以将业务外包分为整体外包和部分外包,部分外包是企业根据需要将业务各组成部分分别外包给该领域的优秀的服务供应商,整体外包是企业将业务的所有流程从计划、安排、执行以及业务分析全部外包给外部供应商管理。其次,根据业务职能可以将业务外包划分为生产外包、销售外包、供应外包、人力资源外包、信息技术服务外包,以及研发外包。再次,根据合作伙伴间的组织形式可以将业务外包分为无中介的外包和利用中介服务的外包。

  二、业务外包的影响因素及原因分析

  尽管业务外包有很多优势,然而由于制定和实施业务外包过程中会面临许多不确定因素,从而给企业经营带来风险。影响业务外包的因素主要有以下几个方面:一是企业的总体战略,企业的业务外包策略必须与其总体战略相匹配,总体战略是企业制定业务外包的基础,而业务外包是在总体战略安排下的具体战略举措。企业的总体战略不仅决定了企业的外包决策,而且还影响外包对象、外包模式,以及供应商的选择。二是业务的性质,企业要成功实施业务外包,必须选择正确的外包对象,即要确定哪些业务适合外包。根据核心能力观点,企业应集中有限资源强化其核心业务,对于其他非核心职能部门则应该实行外购或外包。核心业务是企业投入资源最多,对企业存亡具有关键性作用的业务;往往也是企业擅长的、能创造高收益、有发展潜力和市场前景的业务活动。而非核心业务围绕核心业务,对企业的战略重要性相对较低,可以根据需要将这类业务外包,以降低风险,提高企业资源的利用效率。三是资产专用性程度,业务所需投入的资产的性质也制约着外包策略的选择,资产专用性程度越高的市场交易费用也越高,专用性程度低的资产是市场交易的理想选择,资产专用性程度中等的产品或业务也可以实行外包,利用外部供应商实现规模经济效应。四是外包过程的管理,由于业务外包是一种界于市场交易和纵向一体化的中间形式,厂商和外包供应商之间实际上形成了一种委托-代理关系,外包供应商比厂商拥有更多关于产品和服务的质量、成本等信息,从而导致信息不对称,加大管理难度。

  业务外包推崇的理念是,如果在供应链上的某一环节上我们不是最好的,如果这不是我们的核心竞争优势,那么可以把它外包给专业公司去做。也就是说,首先确定企业的核心竞争力,并把企业内部的资源集中在那些有核心竞争优势的活动上,然后将剩余的其他企业活动外包给最好的专业公司。一般来看,有以下原因促使企业实施业务外包:一是释放企业资源,通过外向配置次要业务,企业可以把释放出来的资源集中处理更具有增值性的核心业务,从而更好地为用户服务。二是分担风险,企业可以通过外向资源配置,与外部的合作伙伴分担风险,企业可以变得更有柔性,更能适应变化的外部环境。三是加速重构优势,业务外包是企业重构的重要策略,可以帮助企业很快的解决业务方面的重构问题。四是降低和控制成本,许多外部资源配置服务提供者都拥有比本企业更有效、更便宜的完成业务的技术和知识,因而它们可以实现规模效益,并且愿意通过这种方式获利。

  三、业务外包风险分析

  实施外包蕴含着较高的风险,如果忽视其风险及防范,则不仅无法给企业带来预期的优势和效益,反而会让企业蒙受巨大的损失,风险根据其来源可以分为以下几个方面:

  一是业务安全性风险,我国目前尚无完善的法律法规去规范外包主体和外包合作者之间的权利和义务,使得外包服务的安全问题让人担心。特别是外包服务商选择方面,由于信息的不对称,企业很难真正了解外包商的经营业绩、社会声誉、发展状况、成本结构等与自己利益息息相关的信息,面临选择困难。二是管理失控的风险,企业在管理过程中因自身的能力有限,在外包活动中往往会面临能力不足、监督失控的风险。三是文化差异与沟通的风险,外包是企业与外包商之间的一种合作行为,合作过程中必然产生文化的交叉与碰撞,若外包商在提供服务时不能很好地适应企业的文化,甚至会破坏企业文化,则会造成服务质量与效率的下降,甚至导致外包的失败。四是信息风险,如果合作双方信息的不对称,从而造成信息沟通不畅,信息不能共享,信息反馈滞后,信息失真等问题。而当合作双方信息共享后,可能发生由于信息的泄露造成核心能力外泄、竞争对手的模仿,造成企业产品销售量和市场的缩小、丧失,造成经济损失。五是来自员工方面的风险,外包对于企业及员工而言确实是一种变革,原先的管理流程、职责分配、汇报关系及个人的职业发展定位都会有不同程度的改变,自然要产生各种顾虑和猜疑,这些猜疑和顾虑的存在会直接或间接地影响员工的工作情绪,从而加剧企业内部冲突,不利于企业各部门开展业务。

  四、业务外包风险管理对策

  明确了实施业务外包中存在的风险,为了能够更好的对风险进行控制,提高企业核心竞争力,必须对可能存在的风险做出对策。

  (一)重视业务外包与企业战略的统一

  只有明确企业战略、界定企业的核心竞争力、确定核心业务后,才能保证企业非核心业务外包的成功实施。业务外包的目的就是增强业务效能,这其中的关键是要有一个合理的外包策略,外包策略中最重要的成分就是了解什么能够帮助公司扩展它在市场上与众不同的能力,从而获得竞争优势。同时,确定哪些业务适合外包是成功外包的基础。要选择合适的外包商,要保证企业的正常运转,外包后企业应与供应商有效地沟通,建立长期而稳定的信任合作关系。

  (二)建立业务外包监控机制

  建立业务外包监管机制,配备专业人员,加强与外包商的沟通 ,随时向外包商反馈外包的意见和建议,协助他们改进工作方法,提高工作质量,力争做到双赢。强化对外包过程的管理,通过建立相应的管理协调机构,构建畅通的沟通渠道,解决业务外包过程中的问题和矛盾,防止意外的发生。此外,还可以通过细化外包合同、建立质量保证体系等管理控制手段,强化对外包过程的监督,减少外包过程中因信息不对称造成的风险。

  (三)对外包商实施有效管理

  业务外包中企业和外部供应商间实际上形成一种合作伙伴关系,外包供应商的表现在很大程度上影响企业对市场的服务水平。在选择外包商时,不仅要考察外包商的财务状况、技术实力,还要对其资信进行调查。在外包实施中,有效地激励外包商,提高其服务质量。企业必须保持对外包业务性能的随时评估,可以根据双方签订的外包合同,定期或不定期地对外包商进行跟踪调查和间接约束。一种被称为“风险或回报定价”的新合作机制值得借鉴,该机制规定,如果外包商不能实现合同目标,外包商要受到惩罚;但如果实现或超过了目标,外包商将分享客户的利润。由于外包双方有了更加密切的利害关系,可以使合作更加密切。

  (四)健全风险预警管理体系

  在我国法律体制不完善的前提下,在进行业务外包风险管理时,应建立未雨绸缪的风险预警管理体系,从而使企业能时刻关注外包进程的变化,防患于未然,减少企业的损失。从信息的采集到风险的监测、状态分析、判断、工具技术的选择、管理的实施与评价等一系列的程序为企业的经营者提供合理的决策。

  【参考文献】

  [1]徐姝.《企业业务外包战略运作体系与方法研究》[M],武汉:中南大学出版社,2006年版。

  [2]马骏.《企业变革大趋势:外包合作与网络化经营》[M],北京:电子工业出版社,2011年版。

  [3]汪应洛.《服务外包概论》[M],西安:西安交通大学出版社,2007年版。

  [4]庄凯.《企业人力资源外包及其风险防范对策分析》[J].商场现代化.2007年34期。

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